Grundsätzliches
In einer Personalakte kann der Arbeitgeber alle Urkunden und Vorgängen sammeln, die sich auf die persönlichen und betrieblichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Verpflichtet ist er hierzu nicht. In aller Regel wird er sich jedoch aus Gründen des sachgemäßen Personaleinsatzes und der effektiven Personalplanung für eine Anlegung entscheiden. Die Anlegung zu anderen Zwecken bedarf der Einwilligung des Arbeitnehmers. Konkrete gesetzliche Regelungen für das Führen von Personalakten gibt es nur im Beamtenrecht. Für andere Arbeitnehmer bestimmt das Gesetz weder Inhalt noch Form. Oft gibt es eine Hauptakte als eigentliche Personalakte mit den persönlichen und berufsbezogenen Daten sowie eine oder mehrere Nebenakten, in denen Unterlagen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder auch Urlaubs- und Krankheitsstatistiken abgelegt werden. Eine Vervielfältigung der Akte ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers und ggf. des Betriebsrates zulässig. Auch das Auslagern einzelner Dokumente ist nicht ohne weiteres möglich, sondern bedarf eines Vermerkes in der Akte darüber, wo sich die ausgelagerten Aktenteile befinden. Die Papiervariante der Personalakte, der braune Hängeordner, wird heute zusehends von einer digitalisierten Form abgelöst.

Inhalt
Mangels gesetzlicher Regelungen steht es im Ermessen des Arbeitgebers, welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden. Dies gilt sowohl hinsichtlich der äußeren Form und Organsation der Akte als auch grundsätzlich bezüglich des Inhalts. Eigentlich immer befinden sich Bewerbungs- und Vertragsunterlagen, ein Foto und Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen in der Akte. Aber auch Einschätzungen über Arbeitseinstellung und Fähigkeiten des Arbeitnehmers - positiv wie negativ - dürfen aufgenommen werden. Hinsichtlich des materiellen Inhalts gilt jedoch, dass dieser wahrheitsgemäß und möglichst vollständig Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen beruflichen Werdegang Aufschluss geben muss. Abmahnungen dürfen nur dann aufgenommen werden, wenn sie zu Recht ausgesprochen worden sind. Nicht zulässig ist die Aufbewahrung unberechtigter, falscher oder ehrverletzender Dokumente. Aus dem Persönlichkeitsrecht ergibt sich ein Anspruch auf Berichtigung oder Entfernung unrichtiger oder unzulässiger Einträge und Dokumente. Auch negative Einträge können nach einem gewissen Zeitraum entfernt werden. Ob der Arbeitnehmer auch ein Recht auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte hat, kann auf Grund einer fehlenden gesetzlichen Regelung und der unterschiedlichen Entscheidungen der Gerichte nicht eindeutig beantwortet werden. In jedem Fall muss sich der Arbeitnehmer über einen gewissen Zeitraum untadelig verhalten haben. Der früheste Anspruch auf Entfernung besteht nach der Rechtsprechung nach zweieinhalb, der späteste nach fünf Jahren.

Einsichtsrecht
Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlich gewährleisteten Anspruch, ohne Angabe von Gründen, Einsicht in seine gesamte Personalakte zu nehmen. Dieser Anspruch kann weder durch Vereinbarung noch auf andere Weise abbedungen werden. Ohne Verlangen des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber jedoch nicht zur Vorlage verpflichtet. Zur Einsichtnahme kann ein Rechtsanwalt oder ein Mitglied des Betriebsrats hinzugezogen werden. Letztgenanntes ist verpflichtet, über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird. Arbeitnehmer mit einer Schwerbehinderung können auch die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen, für welche selbstverständlich ebenfalls die Schweigepflicht gilt. Einsicht kann auch von einem Bevollmächtigten genommen werden, sofern keine betrieblichen Gründe dagegen sprechen. Das Anfertigen von Kopien ist nicht immer, wenngleich in der Regel, gestattet. Der Arbeitgeber sollte daher vorher gefragt werden, ob er damit einverstanden ist. Von einer elektronischen Akte kann nach Rücksprache ggf. auch ein Ausdruck gemacht werden. In jedem Fall zulässig ist aber das Anfertigen von Abschriften und/oder Notizen. Nicht erlaubt ist es, während der Einsichtnahme Dokumente eigenmächtig zu entnehmen. Das Einsichtsrecht kann grundsätzlich jederzeit während ihrer regulären Arbeitszeit das Einsichtsrecht ausgeübt werden, ohne dass dadurch ein Entgeltausfall entstehen darf. Möglich ist aber auch eine Festlegung von Sprechzeiten seitens des Arbeitgebers, über die er ausreichend informieren muss. Zu beachten ist, dass die Personalakte um Schriftstücke ergänzt werden darf, ohne dass dem Arbeitnehmer davon Mitteilung gemacht werden muss. Eine regelmäßige Einsichtnahme z.B. im Ein- oder Zweijahrestakt, ist daher empfehlenswert, auch wenn keine besonderen Umstände für eine Einsichtnahme bestehen.